Je e-mailmappen groeien snel uit hun voegen. Niet alleen duurt het dan langer om Outlook geopend te krijgen, je mag er niet aan denken dat een crash die briefwisseling compleet zou wegvegen! Archiveren en back-uppen zijn de aangewezen oplossingen.
In deze workshop gaan we na hoe je mailmappen in Outlook kan archiveren en back-uppen.
Het belangrijkste verschil tussen beide?
Stel, je wil je Postvak In stevig afslanken. Start alvast Outlook op, open het menu BESTAND en kies ARCHIEF. Stip DEZE MAP MET ALLE SUBMAPPEN ARCHIVEREN aan, en klik de mappenstructuur (PERSOONLIJKE MAPPEN) open. Selecteer de map die je wil archiveren. Kies je hier PERSOONLIJKE MAPPEN, dan worden standaard ook alle onderliggende submappen mee gearchiveerd.
Wil je bijvoorbeeld alleen maar de map Postvak In opschonen, dan moet je die dus eerst aanklikken. Vervolgens stip je via het kleine pijltje bij ITEMS ARCHIVEREN VAN VOOR… de gewenste datum aan: alle berichten uit de geselecteerde (sub)map, ouder dan die datum, worden dan naar een archiefbestand verplaatst.
De exacte locatie van dat archief kies je zelf: druk onderaan op de knop BLADEREN en verwijs naar een geschikte locatie. Zodra je nu met OK bevestigt, verhuizen de oudere berichten uit de geselecteerde map naar het archief. Niets hoeft je er trouwens van te weerhouden dat archief-bestand (met extensie pst) naar een extern medium (NAS-schijf, dvd, netwerkmap enzovoort) te back-uppen.
Voor wie moeilijk de nodige discipline kan opbrengen om zijn mailmappen regelmatig te archiveren, voorziet Outlook in een handige – maar ietwat verwarrende – Autoarchiveer-functie. Je vindt die via EXTRA, OPTIES, in het tabblad OVERIGE. Druk daar op de knop AUTOARCHIVEREN. Helemaal bovenaan leg je de frequentie voor het archiveren vast (tussen 1 en 60 dagen; standaard om de 14 dagen).
We vinden het geen slecht idee het vinkje te laten staan bij WAARSCHUWEN VÓÓR AUTOARCHIVEREN, maar het vinkje bij VERLOPEN ITEMS VERWIJDEREN laat je beter weg om te voorkomen dat oude berichten ongewild worden verwijderd (meer informatie vind je nog op www.tinyurl.com/verlopen-items).
Stip daarentegen wél de optie OUDE ITEMS VERWIJDEREN OF ARCHIVEREN aan en geef bij ITEMS WISSEN DIE OUDER ZIJN DAN […] de periode aan waarna je mailmappen automatisch worden gearchiveerd – wissen betekent hier dus niet verwijderen.
Via de knop BLADEREN geef je aan waar de archiefmap moet belanden. De knop DEZE INSTELLINGEN NU OP ALLE MAPPEN TOEPASSEN druk je alleen in als je zeker bent dat je alle mappen over dezelfde archiveer-kam wil scheren. Wil je voor bepaalde mappen uitzonderingen voorzien, bevestig dan gewoon met OK (2x).
De archiveringsopties aanpassen voor een specifieke map kan eveneens: klik die map met de rechtermuisknop aan, kies EIGENSCHAPPEN en open de tab AUTOARCHIVEREN: je vindt daar nu gelijkaardige opties terug, maar dan alleen voor de geselecteerde map.
Over nu naar het back-uppen van mailmappen, een klusje dat je eigenlijk ook ‘manueel’ kan aanpakken. Je hoeft in feite alleen maar het outlook.pst-bestand te kopiëren naar een veilige plek. De precieze locatie van dat pst-bestand lees je af als in je in Outlook het menu BESTAND opent en GEGEVENSBESTANDSBEHEER selecteert.
Op het tabblad GEGEVENSBESTANDEN lees je (bij PERSOONLIJKE MAPPEN) af waar het pst-bestand zich bevindt. Nu hoef je dat bestand maar te kopiëren, weliswaar nadat je Outlook eerst hebt afgesloten. Gebruik je een of andere back-uptool, zorg er dan voor dat die ook dit bestand meepikt tijdens alle volgende back-uprondes.
Zie je op tegen een manuele back-upklus, dan kan je ook de exportfunctie van Outlook zelf gebruiken. Die vind je in het menu BESTAND terug, bij de optie IMPORTEREN EN EXPORTEREN. Er verschijnt dan een wizard, waar je NAAR EEN BESTAND EXPORTEREN kiest.
Druk op VOLGENDE en selecteer BESTAND MET PERSOONLIJKE MAPPEN (.pst). Bevestig met VOLGENDE en selecteer de map waaruit je wil exporteren – eventueel plaats je een vinkje bij INCLUSIEF SUBMAPPEN.
De FILTER-knop laat je bovendien toe allerlei bijkomende criteria vast te leggen. In het volgende scherm leg je dan de locatie voor het exportbestand vast. Druk daarna op VOLTOOIEN, voorzie een geschikte naam en bevestig met OK.
Dankzij stap 3 of 4 beschik je nu over een back-up in de vorm van een pst-bestand. Slaat het noodlot toe, dan moet je dat natuurlijk opnieuw in je Outlook zien te krijgen. Dat kan ook weer via het menu BESTAND, IMPORTEREN en EXPORTEREN. Deze keer kies je GEGEVENS UIT EEN ANDER PROGRAMMA OF BESTAND IMPORTEREN.
In het volgende venster kies je dan BESTAND MET PERSOONLIJKE MAPPEN (.pst) waarna je via de knop BLADEREN naar het geback-upte pst-bestand verwijst. Hoe Outlook met eventuele dubbels moet omgaan, geef je eveneens te kennen in dit venster.
Vervolgens geef je aan wat je precies uit dat pst-bestand wil terughalen – ook hier vind je een FILTER-knop terug – en in welke map je die gegevens graag geïmporteerd ziet. Rond af met VOLTOOIEN en slaak een zucht van verlichting.
Ook goed om weten: Microsoft voorziet in een handige invoegtoepassing voor het automatisch back-uppen van je pst-bestanden in Outlook 2002 en hoger www.tinyurl.com/outlookbackup-plugin. De tool blijkt in de praktijk echter vooral in XP feilloos te functioneren. Wie op zoek is naar een uitstekende archiveringstool voor Outlook – en nog heel wat andere e-mailprogramma’s -: het gratis MailStore Home is alvast een aanrader!
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week het beste van Clickx in je mailbox.
Krijg Clickx magazine 10 keer per jaar (waarvan 2 extra dikke dubbelnummers) keurig thuisbezorgd.
